Excel es una herramienta excelente y casi todos los negocios empiezan con ella. Pero no fue diseñada para facturar. Conocer sus ventajas y sus límites te ayuda a decidir cuándo dar el siguiente paso.
Ventajas de Excel
- Ya lo tienes y sabes usarlo.
- Es flexible: puedes armar el formato que quieras.
- Sirve para análisis puntuales y proyecciones.
Limitaciones al usarlo para facturar
- No controla el rango del CAI ni su fecha límite: depende de que alguien lo revise.
- Un error en una fórmula puede cambiar el ISV de muchas facturas.
- Si dos personas trabajan en copias distintas, la numeración se desordena.
- No descuenta inventario ni crea cuentas por cobrar automáticamente.
- Armar el libro de ventas toma horas al final del mes.
Qué ganas con un sistema de facturación
Un sistema asigna el correlativo, aplica el impuesto configurado para cada producto, registra la venta en el inventario y deja todo listo para reportes y libros. En SIGEM, el libro de ventas y el libro de compras se generan a partir de lo ya registrado.
Ejemplo práctico
Imagina una tienda de repuestos que factura en Excel con tres vendedores, cada uno con su archivo. Al cierre de mes, el contador puede encontrar dos facturas con el mismo número y varias con ISV mal calculado. Con un sistema central, la numeración es única y el impuesto se aplica según la configuración del producto.
¿Excel desaparece?
No. Excel sigue siendo útil para análisis. La diferencia es que los datos salen del sistema —por ejemplo, exportando reportes— en lugar de ser la fuente original de la facturación.