Si vendes productos, tu inventario cambia con cada factura. Cuando las ventas se registran en un sistema y el inventario en otro —o en una hoja de cálculo—, las diferencias aparecen tarde o temprano. Esta guía explica cómo unificarlos.
El problema de llevarlos por separado
- Vendes un producto que en realidad ya no tienes.
- Compras de más porque el conteo no refleja las ventas del día.
- El costo de lo vendido no cuadra con la contabilidad.
- Cada conteo físico termina en ajustes sin explicación.
Paso 1: ordena el catálogo
Cada producto debe tener un código único, nombre claro, unidad de medida, precio y tratamiento de ISV. Si manejas productos con vencimiento o garantía, define desde el inicio si controlarás lotes o números de serie.
Paso 2: define tus bodegas
Registra cada lugar donde guardas mercadería: bodega central, sucursales, vehículo de ruta. Así cada venta descuenta de la bodega correcta y puedes ver existencias por ubicación.
Paso 3: elige el método de costeo
Los métodos más comunes son FIFO (primero en entrar, primero en salir) y costo promedio. Consulta con tu contador cuál conviene a tu negocio y úsalo de forma constante.
Paso 4: registra compras y ventas en el mismo sistema
Cuando la recepción de una compra suma y la factura resta en el mismo sistema, el inventario se mantiene al día sin trabajo adicional. En SIGEM ERP, ventas, compras e inventario están integrados.
Ejemplo práctico
Una ferretería con dos sucursales factura desde tablets en mostrador. Cada venta descuenta de la bodega de su sucursal. Al final del día, el gerente revisa qué productos están por debajo del mínimo y genera las solicitudes de compra.
Paso 5: revisa reportes, no solo existencias
- Productos más vendidos y de menor rotación.
- Existencias por bodega.
- Valor del inventario.
- Materiales pendientes de recibir.
Un conteo físico periódico sigue siendo necesario, pero con ventas e inventario integrados las diferencias deberían ser pocas y fáciles de explicar.